Przegląd dokumentacji na koniec roku szkolnego 2017/2018

Sprawdź, jakie dokumenty skompletować, na co zwrócić uwagę oraz jakich terminów musisz dotrzymać w roku szkolnym 2017/2018

Lp.

Dokument

podlegający kontroli

Zakres kontroli

Termin

dokonania kontroli

1.

Arkusze ocen uczniów oraz słuchaczy.

Należy sprawdzić przede wszystkim kompletność i poprawność dokonanych wpisów oraz czy ich zakres jest zgodny z zapisami § 15 ww. rozporządzenia.

Bardzo ważne jest także sprawdzenie czy zawierają wszystkie wymagane załączniki:

  • protokoły z egzaminów klasyfikacyjnych - do protokołu dołącza się pisemne prace ucznia i zwięzłą informację o ustnych odpowiedziach ucznia,

  • protokoły z egzaminów poprawkowych - do protokołu dołącza się pisemne prace ucznia i zwięzłą informację o ustnych odpowiedziach ucznia,

  • protokoły z przeprowadzonych sprawdzianów wiadomości i umiejętności uczniów oraz protokoły z ustalenia rocznych ocen klasyfikacyjnych zachowania uczniów - do protokołu dołącza się pisemne prace ucznia i zwięzłą informację o ustnych odpowiedziach ucznia,

  • roczne opisowe oceny klasyfikacyjne z zajęć edukacyjnych oraz roczne oceny klasyfikacyjne zachowania uczniów klas I–III szkoły podstawowej oraz uczniów z upośledzeniem umysłowym w stopniu umiarkowanym lub znacznym, sporządzone komputerowo w postaci wydruku podpisanego przez wychowawcę klasy - można dołączyć je do arkusza ocen ucznia, co jest równoznaczne z wpisem do arkusza ocen.

W arkuszach klas programowo najwyższych należy sprawdzić:

  • czy wpisane są oceny końcowe,

  • czy na pierwszej stronie znajdują się informacje dotyczące przebiegu nauczania oraz ukończenia szkoły lub jej opuszczenia przed ukończeniem.

Kontrola może być dokonana po zakończeniu zajęć dydaktyczno-wychowawczych, ale część danych będzie trzeba uzupełnić po ich uzyskaniu, np. wyniki egzaminów zewnętrznych, wyniki egzaminów poprawkowych.

2.

Księga arkuszy ocen.

Kontrolując księgi arkuszy ocen należy sprawdzić czy zawiera ułożone w porządku alfabetycznym wykazy uczniów/słuchaczy wszystkich oddziałów, którzy w danym roku szkolnym ukończyli lub opuścili szkołę, oraz ich arkusze ocen.

Trzeba także sprawdzić czy na pierwszej stronie księgi arkuszy ocen zamieszczono adnotację: „Księga arkuszy ocen uczniów albo słuchaczy, którzy w ………… roku szkolnym ukończyli lub opuścili szkołę”.

Ponieważ księgi arkuszy ocen zakłada się dla kompletnych arkuszy, to kontroli najlepiej dokonać po zakończeniu egzaminów poprawkowych, które odbywają się w ostatnim tygodniu sierpnia.

3.

Księgi ewidencji, uczniów, słuchaczy.

Sprawdzając księgi ewidencji, uczniów, słuchaczy należy skontrolować głównie kompletność i poprawność dokonanych wpisów oraz czy ich zakres jest zgodny z zapisami § 4, § 5, § 6, § 9 ww. rozporządzenia.

Bardzo ważne jest także sprawdzenie czy błędy usuwane są zgodnie z procedurą ich usuwania zawartą w ww. rozporządzeniu.

Kontrola może być dokonana po zakończeniu zajęć dydaktyczno-wychowawczych. Późniejsze zmiany mogą dotyczyć uczniów przystępujących do egzaminów poprawkowych.

4.

Dzienniki lekcyjne prowadzone dla każdego oddziału szkolnego.

Należy sprawdzić kompletność danych tzn. czy nie ma braków w

  • tematach,

  • podpisach nauczycieli potwierdzających realizację zajęć,

  • numerach lekcji,

  • danych osobowych uczniów albo słuchaczy (daty i miejsca urodzenia oraz adresy ich zamieszkania, imiona i nazwiska rodziców oraz adresy ich zamieszkania, jeżeli są różne od adresu zamieszkania ucznia albo słuchacza, adresy poczty elektronicznej rodziców i numery ich telefonów),

  • imionach i nazwiskach nauczycieli prowadzących zajęcia edukacyjne, tygodniowym planie zajęć edukacyjnych, a w szkołach dla dorosłych prowadzących kształcenie w formie zaocznej – semestralnym planie zajęć edukacyjnych.

Należy sprawdzić prawidłowość odnotowania i podsumowywania frekwencji uczniów/słuchaczy (w przypadku słuchaczy szkół dla dorosłych obecność potwierdzona własnoręcznym podpisem).

Kontrola może być dokonana po zakończeniu zajęć dydaktyczno-wychowawczych, ale część danych będzie trzeba uzupełnić po ich uzyskaniu, np. wyniki egzaminów poprawkowych.

5.

Dziennik zajęć w świetlicy.

Jeśli w szkole funkcjonuje świetlica, to kontrola dzienników zajęć w świetlicy powinna polegać na sprawdzeniu poprawności i kompletności dokonanych wpisów czyli czy wpisane są zajęcia prowadzone z uczniami w świetlicy w danym roku szkolnym, w tym:

  • zajęcia opieki świetlicowej,

  • plan pracy świetlicy na dany rok szkolny,

  • imiona i nazwiska uczniów korzystających ze świetlicy oraz oddział, do którego uczęszczają,

  • tematy przeprowadzonych zajęć,

  • obecność uczniów na poszczególnych godzinach zajęć.

Kontrola może być dokonana po zakończeniu zajęć dydaktyczno-wychowawczych.

6.

Dzienniki innych zajęć niż zajęcia wpisywane odpowiednio do dziennika lekcyjnego i dziennika zajęć w świetlicy.

Należy sprawdzić poprawność i kompletność dokonanych wpisów czyli czy wpisane są:

  • nazwiska i imiona uczniów/słuchaczy oraz oddział, do którego uczęszczają,

  • adresy poczty elektronicznej rodziców i numery ich telefonów,

  • indywidualny program pracy,

  • tygodniowy plan zajęć,

  • daty i czas trwania oraz tematy przeprowadzonych zajęć,

  • ocena postępów i wnioski dotyczące dalszej pracy,

  • obecność uczniów/słuchaczy na zajęciach.

Kontrola może być dokonana po zakończeniu zajęć dydaktyczno-wychowawczych.

7.

Dziennik zajęć rewalidacyjno-wychowawczych lub dziennik indywidualnych zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, jeżeli szkoła organizuje takie zajęcia dla dzieci i młodzieży z upośledzeniem umysłowym w stopniu głębokim.

Kontrola powinna ocenić poprawność i kompletność dokonanych wpisów czyli:

  • czy wpisane są nazwiska i imiona uczestników zajęć,

  • daty i miejsca ich urodzenia,

  • adresy zamieszkania uczestników zajęć,

  • nazwiska i imiona rodziców oraz adresy ich zamieszkania, jeżeli są różne od adresu zamieszkania uczestnika zajęć,

  • adresy poczty elektronicznej rodziców i numery ich telefonów,

  • obecność uczestników na zajęciach,

  • indywidualny program zajęć,

  • opis przebiegu zajęć z każdym uczestnikiem zajęć.

Kontrola może być dokonana po zakończeniu zajęć dydaktyczno-wychowawczych.

8.

Dziennik pedagoga, psychologa, logopedy, doradcy zawodowego, terapeuty pedagogicznego, innych specjalistów zatrudnionych w szkole.

Należy sprawdzić poprawność i kompletność dokonanych wpisów czyli czy wpisany jest:

  • tygodniowy plan zajęć,

  • zajęcia i czynności przeprowadzone w poszczególnych dniach, w tym informacje o kontaktach z osobami i instytucjami, z którymi pracownik współdziała przy wykonywaniu swoich zadań,

  •   imiona i nazwiska dzieci, uczniów/słuchaczy objętych różnymi formami pomocy, w szczególności pomocą psychologiczno-pedagogiczną.

Kontrola może być dokonana po zakończeniu zajęć dydaktyczno-wychowawczych.

9.

Indeksy.

W szkołach dla dorosłych kontroli powinno się poddać także indeksy słuchaczy. Należy dokonać kontroli kompletności i prawidłowości dokonanych wpisów.

Szczególną uwagę należy zwrócić na indeksy słuchaczy kończących szkołę, gdyż w ich indeksach powinny być zamieszczone zapisy o ukończeniu szkoły, ewentualnych zwolnieniach, przyjęciu na semestr trzeci itd.

Kontrola może być dokonana po zakończeniu zajęć dydaktyczno-wychowawczych, ale część danych będzie trzeba uzupełnić po ich uzyskaniu, np. wyniki egzaminów poprawkowych.

10.

Statut szkoły.

Statut szkoły to najważniejszy dokument szkolny, więc należy go ciągle aktualizować, aby jego zapisy były zgodne z obowiązującym prawem, warto więc przed każdym kolejnym rokiem szkolnym sprawdzić aktualność jego zapisów - jeśli poprawek jest dużo i statut staje się nieczytelny, to trzeba uchwalić nowy albo wprowadzić automatyczne ujednolicanie.

Kontrola powinna być dokonana przed początkiem kolejnego roku szkolnego.

11.

Regulaminy, procedury i instrukcje obowiązujące w szkole.

Kontrola regulaminów, procedur i instrukcji powinna polegać na sprawdzeniu ich aktualności w związku ze zmianami prawnymi, a także ich skuteczności (wprowadzenie zmian na podstawie wyników analizy skuteczności istniejących regulaminów/procedur/instrukcji w bieżącym roku szkolnym - modyfikacja zapisów, które okazały się nieskuteczne).

Kontrola powinna być dokonana przed początkiem kolejnego roku szkolnego.

12.

Dokumentacja wycieczek szkolnych.

Należy sprawdzić czy regulamin wycieczek szkolnych nie wymaga aktualizacji, dostosowania do zmian prawnych

Kontroli podlega także poprawność wypełnienia kart wycieczek i innych wyjść poza teren szkoły.

Kontrola powinna być dokonana przed początkiem kolejnego roku szkolnego.

13.

Rejestry związane z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy:

  • szkoleń wstępnych i okresowych,

  • wydanych zaświadczeń o przeprowadzonych szkoleniach,

  • wydanej odzieży i obuwia ochronnego,

  • wypadków.

Kontroli należy poddać poprawność zapisów dokonywanych w rejestrach:

  • czy są zgodne z prawem i ze stanem faktycznym,

  • czy są czytelne,

  • czy szkolenia przeprowadzano z właściwą częstotliwością,

  • czy istnieje zgodność zapisów rejestru z obowiązującą tabelą przydziału odzieży i obuwia ochronnego.

Kontrola powinna być dokonana przed początkiem kolejnego roku szkolnego.

14.

Wykazy i rejestry związane z gospodarowaniem drukami ścisłego zarachowania, z prowadzeniem korespondencji, wydawaniem dokumentów szkolnych, ich odpisów i duplikatów.

Trzeba sprawdzić kompletność i poprawność dokonanych wpisów oraz ich zakres.

Warto zwrócić uwagę czy błędy usuwane są zgodnie z obowiązującymi procedurami wynikającymi z 26 ww. rozporządzenia.

Kontrola powinna być dokonana przed początkiem kolejnego roku szkolnego.

15.

Opisy stanowisk pracy.

Należy sprawdzić czy opisy poszczególnych stanowisk pracy są aktualne, czy wymagają dostosowania do zmian organizacji pracy szkoły oraz zakresów czynności pracowników.

Kontrola powinna być dokonana przed początkiem kolejnego roku szkolnego.

16.

Ocena ryzyka zawodowego.

Należy sprawdzić czy oceny ryzyka zawodowego uwzględniają zdarzenia z bieżącego roku szkolnego, które wykazały potrzebę wniesienia zmian, wniosków pracownika służby bhp lub z powodu zmian prawnych.

Kontrola powinna być dokonana przed początkiem kolejnego roku szkolnego.

17.

Dokumentacja pracownika służby bhp.

Trzeba sprawdzić czy dokumentacja jest wypełniania terminowo oraz czy jest kompletna.

Kontrola powinna być dokonana przed początkiem kolejnego roku szkolnego.

18.

Dokumentacja księgowa i kadrowa.

Należy sprawdzić prawidłowość danych (najważniejsza jest zgodność ze stanem faktycznym, terminowość i zgodność z obowiązującymi przepisami, a także czytelność zapisów) oraz aktualność.

Kontrola powinna być dokonana przed początkiem kolejnego roku szkolnego.

Autor: Małgorzata Celuch, wicedyrektor, specjalista z zakresu prawa oświatowego